Dalam Undang-Undang RI Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik, Bab I, Ketentuan Umum, Pasal 1 dijelaskan bahwa Badan Publik adalah lembaga eksekutif, legislatif, yudikatif, dan badan lain yang fungsi dan tugas pokoknya berkaitan dengan penyelenggaraan negara, yang sebagian atau seluruh dananya bersumber dari Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara dan/atau Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah, atau organisasi nonpemerintah sepanjang sebagian atau seluruh dananya bersumber dari Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara dan/atau Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah, sumbangan masyarakat, dan/atau luar negeri. Merujuk pada hal tersebut, Universitas Negeri Yogyakarta merupakan salah satu bentuk Badan Publik yang berkewajiban untuk menjalankan sesuai dengan UU RI Nomor 14 Tahun 2008.

Universitas Negeri Yogyakarta sebagai Badan Publik berkewajiban untuk menyediakan, memberikan dan atau menerbitkan informasi publik yang akurat, benar, dan tidak menyesatkan. Di samping itu, Universitas Negeri Yogyakarta sebagai Badan Publik juga harus membangun dan mengembangkan sistem informasi dan dokumentasi untuk mengelola informasi publik secara baik dan efisien sehingga dapat diakses dengan mudah.

Sebagai upaya nyata untuk menjalankan kewajiban tersebut, Universitas Negeri Yogyakarta telah menetapkan Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID) dalam bentuk Surat Keputusan Rektor. Pejabat PPID adalah pejabat yang bertanggung jawab dalam bidang penyimpanan, pendokumentasian, penyediaan, dan atau pelayanan informasi publik. Aktivitas utama PPID adalah memberikan Layanan Informasi Publik sesuai amanat Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008, tentang Keterbukaan Informasi Publik.

Selanjutnya, dalam struktur PPID Kemdikbudristek, PPID UNY adalah sebagai PPID Pelaksana, yang selanjutnya disebut dengan PPID UNY. Untuk saat ini, keberadaan PPID UNY adalah sesuai dengan Surat Keputusan Rektor, Nomor 2.4/UN34/V/2021, tentang Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi Universitas Negeri Yogyakarta, tertanggal 4 Mei 2021.