Dalam Undang-Undang RI Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik, Bab I, Ketentuan Umum, Pasal 1 dijelaskan bahwa Badan Publik adalah lembaga eksekutif, legislatif, yudikatif, dan badan lain yang fungsi dan tugas pokoknya berkaitan dengan penyelenggaraan negara. Merujuk pada hal tersebut, Universitas Negeri Yogyakarta merupakan salah satu bentuk Badan Publik yang berkewajiban untuk menjalankan sesuai dengan UU RI Nomor 14 Tahun 2008.

Universitas Negeri Yogyakarta sebagai Badan Publik berkewajiban untuk menyediakan, memberikan dan atau menerbitkan informasi publik yang akurat, benar, dan tidak menyesatkan. Di samping itu, UNY juga harus membangun dan mengembangkan sistem informasi dan dokumentasi untuk mengelola informasi publik secara baik dan efisien sehingga dapat diakses dengan mudah.

Sebagai upaya nyata untuk menjalankan kewajiban tersebut, Universitas Negeri Yogyakarta telah menetapkan Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID) dalam bentuk Surat Keputusan Rektor. Pejabat PPID adalah pejabat yang bertanggung jawab dalam bidang penyimpanan, pendokumentasian, penyediaan, dan atau pelayanan informasi publik.